Các dự án ERP vô cùng phức tạp, liên quan đến phân tích quy mô lớn và thay đổi phạm vi tổ chức mà đòi hỏi cần được thực hiện và duy trì. Các doanh nghiệp rất dễ cảm thấy choáng ngợp nhất là khi phải đối mặt với quy mô của các chức năng thực hiện trong dự án. 

Vai trò của BA (chuyên gia phân tích - Business Analyst) không phải luôn rõ ràng hay được đề cao, đặc biệt là khi các nhà quản lý trong doanh nghiệp và chuyên gia tư vấn cũng nằm trong dự án đó. Bài viết này sẽ bàn về vị trí của các BA trong một dự án ERP và cách mà họ tham gia đóng góp giá trị cho dự án. Cách mà các BA tham gia có thể tạo ra một sự khác biệt rất lớn dù họ có hay không được trao quyền để đóng góp giá trị cho dự án.

Có một thực tế là mức độ tham gia vào dự án của các nhà cán bộ quản lý thực sự bị hạn chế bởi lượng thời gian họ có thể rời khỏi vị trí của mình. Các BA thì ngược lại, họ có thể được giao công việc trên cơ sở dành toàn bộ thời gian cho dự án để đảm bảo rằng các yêu cầu mấu chốt không bị bỏ sót khi các nhà quản lý không dành được thời gian. Việc sắp xếp chuyên gia phân tích nghiệp vụ trong một dự án ERP bề ngoài có vẻ phức tạp. Tuy vậy, nếu bạn tạo ra những mảng trách nhiệm khác nhau, bạn sẽ thu được những lợi ích từ việc có các thành viên này trong dự án của mình.

Các BA có thể hỗ trợ các mảng sau: 

1. ĐỊNH NGHĨA CÁC QUY TRÌNH 

Các BA có thể hỗ trợ người dùng bằng việc xác định rõ ràng cách mà các quy trình vận hành hay cần phải vận hành thế nào. Đây là lượng thông tin vô giá mà các chuyên gia tư vấn ERP cần có để đưa ra yêu cầu trong từng trường hợp. Các BA cũng có thể hỗ trợ người sử dụng trong việc làm sáng tỏ các vấn đề hiện tại trong doanh nghiệp cần được giải quyết. 

2. THAY ĐỔI VIỆC QUẢN LÝ 

Chúng ta luôn trông đợi những sự thay đổi rõ rệt khi thực hiện các dự án ERP. Các quy trình sẽ được thiết kế lại và kết quả là chúng sẽ được thay đổi đôi chút hay khác hoàn toàn với những gì các nhà quản lý sử dụng trước đó. Sự thay đổi này cùng với kỳ vọng từ các cán bộ quản lý cần được quản lý ngay từ đầu. Các BA có thể trợ giúp sự thay đổi quy trình bằng cách thông báo những yêu cầu cần thay đổi, tham gia vào các cuộc họp của dự án và chuẩn bị cho người sử dụng về những thay đổi phía trước. Ví dụ, các BA có thể tham gia các cuộc họp khởi động dự án để mọi người nhận thức về các vấn đề hay tổ chức các khóa đào tạo.

3. ĐỊNH NGHĨA CÁC YÊU CẦU 

Là một phần của giai đoạn phân tích trong dự án ERP, các yêu cầu về báo cáo, các chức năng của các phân hệ nghiệp vụ, quyền truy cập, các bước quá trình cũng như các yêu cầu phi chức năng cũng cần được thiết lập. Việc này bao gồm việc xác định những yêu cầu chỉnh sửa cần thiết để ứng dụng, đảm bảo rằng hệ thống cuối cùng có thể chấp nhận được. Các BA có thể hỗ trợ chuyên gia tư vấn trong việc xây dựng những yêu cầu này và tạo ra sự hiểu biết chung về những yêu cầu nằm trong hay ngoài phạm vi dự án. 

4. MÔ TẢ GIAO DIỆN GIỮA CÁC HỆ THỐNG 

Trong trường hợp các hệ thống bên ngoài/giao diện cần được kết nối với hệ thống ERP và ngược lại, các yêu cầu về dữ liệu cho cả 2 hệ thống và ERP cần được hiểu và cụ thể hóa. Các BA có thể trợ giúp quá trình này thông qua việc xác định nguồn dữ liệu cần được xem xét. 

5. KIỂM TRA 

Các BA có thể hỗ trợ người dùng cuối qua việc xác định các trường hợp cần kiểm tra (test cases) để xác nhận các yêu cầu đã được đáp ứng. Sự tham gia của các BA trong các dự án ERP (hay bất kỳ dự án nào) nên bắt đầu từ ngày đầu tiên để có sự hiểu biết đầy đủ về hệ thống để doanh nghiệp có thế có được lợi ích từ việc có họ trong công ty mình.

Tác giả: Abidemi Stephanie Famuyide