Khi làm việc trên bất kỳ dự án nào, hãy mong đợi sự thay đổi dù điều đó có thể tạo ra các tác động đáng kể. Tuy nhiên, chính những yêu cầu thay đổi không được duyệt, kết hợp và truyền đạt một cách phù hợp sẽ gây ra những vấn đề nghiêm trọng và tác động tiêu cực đến tổ chức. Bài viết này, chúng ta sẽ xem xét cách quản lý các yêu cầu thay đổi để đưa ra quyết định có chấp nhận chúng hay không và cách đưa chúng vào dự án với ít sự gián đoạn nhất thông qua 4 bước..

Thay đổi sẽ tạo ra tác động lên dự án dù ít hay nhiều

1. Xác định phạm vi dự án
Câu hỏi đầu tiên là phạm vi của yêu cầu thay đổi là bao nhiêu. Một yêu cầu thay đổi có thể liên quan đến kinh doanh, các bên liên quan hay các yêu cầu chức năng. Bước này khá giống với việc khám phá các yêu cầu mới cho dự án ở giai đoạn đầu. Bạn sẽ muốn tất cả các bên liên quan bị ảnh hưởng tham gia vào việc nêu ra yêu cầu của sự thay đổi, phân tích các yêu cầu đó và xác thực chúng.

Cùng với việc xác định thay đổi là gì, bạn nên cân nhắc lợi ích của việc thay đổi hay nhu cầu kinh doanh dẫn đến thay đổi. Điều này sẽ giúp nhóm phê duyệt có thể xác định xem yêu cầu thay đổi có đáng để nỗ lực hay không. Nhưng chúng ta đang đi trước một hoặc hai bước. Trước khi có thể gửi biểu mẫu yêu cầu thay đổi phê duyệt bạn cần biết những gì phải làm để thực hiện thay đổi.

2. Xác định phạm vi kết hợp thay đổi
Khi bạn hiểu thay đổi được đề xuất là gì và tại sao nó quan trọng, nhóm dự án của bạn sẽ hình thành phản hồi với thay đổi được đề xuất. Điều này thường có nghĩa là xác định tác động của thay đổi đối với thiết kế kỹ thuật và tiến độ dự án, đưa ra kế hoạch thực hiện cấp cao và xác định mức độ nỗ lực để thực hiện thay đổi.

Với thông tin này thường được ghi lại trong Change Request Form (biểu mẫu yêu cầu thay đổi), bạn có thể nói rõ liệu thay đổi có ảnh hưởng ngân sách dự án, lịch trình hay phạm vi.

Change Request Form giúp bạn trình bày với nhóm phê duyệt thay đổi

Đôi khi, bạn có nhiều cách để thực hiện thay đổi. Ví dụ, một cách tiếp cận có thể là đánh đổi sự thay đổi cho một yêu cầu ở cấp độ ưu tiên thấp hơn và không ảnh hưởng đến lịch trình hay phạm vi. Một cách tiếp cận khác có thể liên quan đến việc hoãn tiến độ và tăng ngân sách nhưng vẫn giữ nguyên phạm vi ban đầu.

Thông thường trong bước này, một hoặc nhiều các bên liên quan của doanh nghiệp sẽ tham gia để đánh giá sự cân bằng và cách tiếp cận giải pháp. Mục tiêu ở bước này là trình bày thông tin mà nhóm phê duyệt thay đổi của bạn cần để đưa ra quyết định sáng suốt về việc có chấp thuận thay đổi hay không.

3. Có được sự chấp thuận hoặc từ chối
Phạm vi thay đổi, những lợi ích và thông tin về những việc cần làm để triển khai thay đổi, biểu mẫu yêu cầu thay đổi của bạn đã sẵn sàng để trình bày cho nhóm phê duyệt. Một điều quan trọng cần lưu ý là mỗi công ty sẽ có những cấp độ chấp thuận khác nhau:

Một thay đổi yêu cầu một giờ làm việc có thể được nhà tài trợ kinh doanh chính chấp thuận trong nhóm dự án.

Một thay đổi yêu cầu một tuần làm việc có thể được chấp nhận bởi quản lý trung cấp, người cho phép những thay đổi có ít tác động đến các dự án khác trong lộ trình.

Một thay đổi đến yêu cầu kinh doanh chính cần nhiều hơn một tháng làm việc chỉ được chấp nhận bởi cấp độ điều hành vì nó ảnh hưởng nhiều đến các sáng kiến của tổ chức.

Trong khi thực tế, đây là những ví dụ giả định. Các tổ chức lớn hơn sẽ có những tiêu chí cụ thể để chỉ ra những nhóm liên quan nào có thể chấp thuận những yêu cầu nào. Một số tổ chức không chính thức sẽ tìm ra điều này khi họ tiến hành. Với điều kiện sự thay đổi được chấp thuận, đã đến lúc hành động để triển khai kế hoạch thay đổi và truyền đạt trong toàn nhóm.

4. Giao tiếp và triển khai một yêu cầu thay đổi được chấp thuận
Khi một yêu cầu thay đổi được chấp thuận, nhóm dự án cần được thông báo và các sản phẩm cần được cập nhật. Xem xét các bản cập nhật tiềm năng sau, tùy thuộc vào mức độ ảnh hưởng và trạng thái dự án của bạn.

-  Requirements Documentation
-  Technical Design Documentation
-  Software or Programming Code
-  Project Plans and Schedules
-  Test Plans or Test Cases
-  Training Documentation
-  Business Process Documentation

Thông thường, những cập nhật này được tạo điều kiện thuận lợi bởi quy trình thông báo thay đổi chính thức, trong đó người quản lý dự án hoặc nhà phân tích kinh doanh thông báo cho nhóm dự án về sự thay đổi và mỗi chủ sở hữu tài liệu kết hợp các điều chỉnh thích hợp vào những sản phẩm của họ.